¿Qué trascendencia tienen los Encuentro Nacionales de Archivos para el país, que acaban de reunir en Santo Domingo a una veintena de expertos en torno al tema Archivo Central, Eje del sistema de archivos?
¿En cuáles características se diferencia este evento, de los muchos otros acontecimientos de reflexión profesional que son incesante, y probablemente, también importantes a su medida?
Para el licenciado Ángel Hernández, director del Sistema Nacional de Archivos, estos eventos tienen una importancia que no siempre es captada por el público y que son relevantes que testimonian el accionar humano, dejan la marca de las acciones de las instituciones y las personas y al compilarse, constituyen la prueba irrefutable de la historia.
El licenciado Hernández es un archivero cuya labor ha sido fundamental para el avance de esa técnica especializada y fundamental para la preservación del patrimonio documental.
El Archivo General de la Nación fue creado mediante la Ley núm. 912 del 23 de mayo de 1935, denominada Ley de Organización del Archivo General de la Nación, dispuesta por el dictador Rafael Leónidas Trujillo, que, en materia de preservación del patrimonio documental, tenía una conciencia clara, sobre todo sabiendo que podía ponerlo al servicio de la dictadura.
El VII Encuentro Nacional de Archivos, que acaba de finalizar con éxito tras tres días de exposiciones y experiencias, ha constituido un refuerzo al valorado papel de los archivos en función de la conservación del perfil nacional por la vía de la documentación que producen las instituciones.
El rol del Archivo General de la Nación ha sido la estructura base del Sistema Nacional de Archivo. El AGN es la principal institución archivística del país, que custodian documentos que datan de la fundación de la República y otros heredados de la época colonial, que forman una parte significativa del patrimonio documental dominicano.
El VIII Encuentro Nacional de Archivos da seguimiento a una tradición iniciada con el primer encuentro, realizado del 16 al 18 del 2006, con él tema Proyecto de Ley Nacional de Archivos, es decir, cuando esta pieza era un proyecto.
Ahí se dieron los debates y se trazó una hoja de ruta para lograr la promulgación de la pieza, tal cual se logró al efecto. En esta edición del Encuentro, las ponencias se enfocaron en la doble función del AGN de ser archivo intermedio y archivo histórico de la administración pública, además de archivo general.
El Sistema Nacional de Archivos, dicen los expertos, corresponde al AGN a ser el cerebro y el músculo de sus acciones, conservando técnicamente los documentos y poniéndolos al servicio de quien los necesite. Para el profesor Ángel Hernández, al Sistema Nacional de Archivos le corresponde la protección de todo tipo de documentos de origen público y privado de interés para la memoria cultural e histórica nacional.
El Sistema Nacional de Archivos es el principal instrumento que crea la Ley Nacional de Archivos. Hoy día tenemos un personal debidamente capacitado y excelentemente motivado para cumplir la función más importante del AGN: la recolección, organización y preservación del patrimonio documental dominicano” afirma el licenciado Ángel Hernández, director del SNA-AGN.
“Teníamos la Ley 912 desde 1935, útil y valiosa en su momento porque garantizó la obligación de transferir los documentos de la administración pública al archivo, pero que se hizo obsoleta con el tiempo” explica el experto y docente en archivística.
Indica que para en época de esa ley el concepto de valoración documental y la transferencia de toda la documentación pública, incluyendo aquella que no tenía valor histórico, se comenzó obsoleta a hacer por razones de obligación legal. Esta ley se cumplió al pie de la letra hasta la muerte de Trujillo” afirma, el profesor Hernández.
Detalla que los Encuentros Nacionales de Archivo superan su carácter de cónclave técnico bianual, realizado por un protocolo, para fomentar buscando el intercambio de experiencias, la capacitación, la oportunidad de actualización, la presencia de invitados internacionales que están al tono de las tendencias más recientes en archivística. Los encuentros se ejecutan por ley y en ellos se concentra la comunidad archivera nacional, conociendo los conocimientos nuevos en torno al tema central seleccionado.
Los encuentros son parte fundamental de ese proceso de capacitación permanente, que adquiere carácter de congreso técnico/científico.
El aporte de Ugarte
Los archiveros recuerdan con respeto a una figura que llegó con el exilio español en 1935, y se refieren a la archivera y periodista María Ugarte, que habría de convertirse en la más activa capacitadora de personal dominicano de esa época, en materia de archivos.
Destacó el aporte de María Ugarte, quien también era periodista cultural, por sus contribuciones considerables al ejercicio de la archivística y la capacitación.
“Fue una mujer que hizo aportes importantes no solo a la archivística, también a la cultura y la sociedad en general. Hay tesis que destacan ese proceso “explica Hernández. Indica el archivero, que durante muchos años las gestiones de AGN en relación con el sistema nacional de archivo, fueron inexistentes.
Destaca que la gestión, iniciada 2004 y 2005, dispone medidas para crear la cultura archivística nacional, un concepto que está en construcción y que procura lograr que se entienda la trascendencia de la conservación documental y su puesta en uso, destacando el perfil técnico y científico del acto de la archivística, tanto en la esfera pública como privada.
Dice que la ley Nacional de Archivos, transforma al AGN en el Archivo Histórico de la Administración Pública, genera el Sistema Nacional de Archivos, la que considera principal conquista.
Resalta que desde la institución se había hecho un trabajo anterior a la Ley, con las entidades públicas, para que hicieran conciencia de la importancia de remitir sus documentos, luego del plazo que es lógico esperar para que sean considerados en su calidad histórica.
Pero – indica Hernández— es a partir de la Ley Nacional de Archivos cuando se garantiza que lleguen al AGN los documentos de la administración pública con valor histórico.
Los conceptos claves
La palabra Archivo proviene del latín Archivum y este del griego Archeión, cuya escritura en ese idioma es: ἀρχεῖον y que significa principio u origen. “Archivo procede del latín archivum, aunque su origen más remoto se encuentra en la lengua griega y puede traducirse como: “Residencia de los magistrados”.
El término Archivo define: “Conjunto ordenado de documentos que una sociedad, una institución o una persona elabora en el marco de sus actividades y funciones”.
La práctica archivística es el conjunto de técnicas, normas y protocolos en relación con los documentos, para gestionarlos, ordenarlos, conservarlos en la mejor condición posible y ponerlos a disposición pública. El archivo de documentos en una empresa o institución es de vital importancia para su funcionamiento y la normalización de sus procesos y protocolos.
El AGN los define así: “Los archivos, como conjunto orgánico de documentos producidos por una persona, familia o institución, que testimonian actos, historiales, trayectorias, y que son componentes esenciales para determinar las características y evolución de un conglomerado social”.
VI Encuentro Nacional de Archivos sobre Gestión Documental. 2006. Foto Boletin Informativo AGN
Recordando I Encuentro, 2006
El 13 de noviembre de 2006, Raymundo González, asesor histórico del AGN, publicaba el primer artículo anunciando la celebración del I Encuentro Nacional de Archivos, definiendo sus objetivos y perfilando sus características. González, historiador y docente y participante en el grupo que gestó la nueva orientación del AGN (2004-2005) que llevó a Roberto Cassá a la dirección de la institución, decía entonces:
“Esta semana se producirá un acontecimiento significativo para todo el país, que no debe pasar desapercibido por la población dominicana. Es la cita de los responsables de archivos públicos y privados para dar inicio al trazado de normas y procedimientos comunes para el desarrollo de la gestión de los documentos, en cuanto activo de la información y del patrimonio documental de la nación, en el marco de una nueva ley general de archivos cuyo anteproyecto cursa actualmente en el Congreso Nacional. Precisamente uno de los principales propósitos de esa reunión consiste en conocer y discutir dicho anteproyecto de manera amplia. En efecto, un panel central será dedicado a la presentación de ese anteproyecto de ley y sus implicaciones para la organización y gestión de los archivos del país. Después se harán grupos de trabajo en función de los subsistemas que componen el Sistema Nacional de Archivos contenido en el mismo anteproyecto” (Diario Hoy, 13 de noviembre,2006).
